Interne communicatie anno 2010

Gepost door: Corry Gepost op: 1 december 2010 | 0 Reacties

Tags: , , ,

De gemiddelde organisatie zal anno 2010 nog niet bol staan van intern hyvende, twitterende en bloggende medewerkers. Nog steeds zijn de supercommunicatieve community's over het algemeen voorbehouden aan vooruitstrevende, vaak commerciële en zeer innovatieve werkomgevingen. Dat neemt niet weg dat in rap tempo binnen organisaties de behoefte ontstaat aan communicatietools die mensen in hun privéleven al steeds meer gewend zijn. Dat betekent interactieve vormen van contact, meer gelijkwaardigheid in de communicatie en toegankelijke (bedrijfs)informatie voor iedereen en op elk gewenst moment.

Hoog tijd dus om de interne communicatie te herijken. Al was het alleen al omdat de gemiddelde medewerker zelden tevreden is over de interne communicatie. En daarbij vaak niet beseft dat hij zelf een rol kan spelen in het succes. De meest gehoorde problemen in de interne communicatie zijn:
- Medewerkers zijn van mening niet goed geïnformeerd te worden;
- Medewerkers zijn niet goed geïnformeerd;
- Medewerkers ervaren een overload aan informatie;
- Medewerkers raadplegen niet de beschikbare digitale informatie;
- Het e-mailverkeer loopt de spuigaten uit (naar mening van veel ontvangers);
- Medewerkers weten niet waar ze informatie kunnen vinden.
De oplossing zit niet in het opnieuw uitleggen hoe de lijnen werken maar in het opnieuw uitvinden van een communicatiestructuur die tegemoet komt aan de communicatiebehoefte van organisatie en medewerkers.

Drie pijlers
Anno 2010 zou de interne communicatie mijns inziens op drie pijlers kunnen berusten:

  1. Alle voor medewerkers relevante c.q. noodzakelijke informatie + documenten zijn digitaal beschikbaar en gemakkelijk te vinden;
  2. Er zijn voldoende ontmoetingen (gesprek, dialoog, overleg) om informatie te delen, betekenis te geven aan situaties en gezamenlijk meningen te vormen;
  3. Er zijn voldoende online tools om elkaar te informeren, samen te werken, informatie te duiden en een mening te ventileren of samen te vormen.

Deze drie pijlers staan op een fundament, dat bestaat uit een communicatieve houding van alle medewerkers, kennis en kunde om deel te nemen aan het communicatieproces gebruik makend van verschillende communicatietools en het gezamenlijk willen bijdragen aan een gezonde toekomst voor de organisatie. Met een dergelijke interne communicatiestructuur stimuleer je functionele interne verbindingen en samenwerking, voorzie je medewerkers van voor hun relevante informatie en documenten en bevorder je het transparant maken van de organisatie.

1. Digitale informatie
Digitalisering van alle informatie betekent méér dan het plaatsen van regelingen, nieuws en andere informatie op een intranet. Het houdt een totale omslag in werkprocessen in. Het afzweren van inhoud op papier en het omarmen van content in een digitale omgeving. Geen (speciaal hiervoor vormgegeven) informatie plaatsen op een intranet, maar het digitaal ontsluiten van de in de organisatie aanwezige informatie. Via digitale weg mogelijk maken dat medewerkers informatie raadplegen, informatie beschikbaar stellen, efficiënt kunnen samenwerken, actueel nieuws kunnen lezen en alles wat ze nodig hebben in hun dagelijks werk gemakkelijk kunnen opvragen. Kortom, alles wat relevant is voor de medewerker is digitaal beschikbaar.

2. Ontmoetingen
De organisatie creëert voldoende ontmoetingen om informatie te kunnen duiden, meningen te kunnen vormen, meningen te delen en interne relaties te onderhouden. Het gaat dan om functionele ontmoetingen op diverse niveaus met verschillende doelstellingen. En dat betekent niet automatisch méér overleg organiseren, maar zorgen voor ontmoetingen die werkelijk bijdragen aan het doel. Dus persoonlijk overleg, dialoog, discussie of themabijeenkomsten waarbij het duiden van informatie of meningsvorming belangrijk is of waar input van medewerkers is gevraagd rond relevante thema's.

3. Online tools
Ook online interactie vervult een rol bij duiding, het delen van informatie en opinies en bij meningsvorming. Denk dan aan blogs van directie en/of medewerkers, fora waar onderwerpen worden besproken, de mogelijkheid te reageren op nieuwsberichten, communicatie via Twitter/Yammer, het downloaden van persoonlijke (dynamisch gegenereerde) informatie, etc.

Verandering
In sommige gevallen betekent het overstappen naar een meer digitale omgeving een grote verandering voor medewerkers, zoals ook in mijn organisatie. De informatie zal toegankelijk worden aangeboden, maar de medewerker moet het wel zelf halen. Een goed doordacht, gefaseerd invoeringsplan met heldere communicatie is zeer belangrijk om deze omslag goed te laten verlopen. Een ding is zeker, de communicatie tussen mensen is door de vergaande digitalisering en de doorbraak van sociale media definitief veranderd en organisaties moeten daarin meegaan.

Een leuk artikel over digitalisering en de veranderingen in de communicatie is van Luc de Ruijter, hij schreef ook het boek 'Digitale interne communicatie 1 1/2' dat erg inspireert om aan de slag te gaan! Een ander artikel van hem gaat in op de digitale communicatie 2 1/2.

 


 

 

Plaats je reactie

Comments

No one has commented on this page yet.

RSS feed for comments on this page | RSS feed for all comments